HR en de AVG: dit zijn de bewaartermijnen van persoonsgegevens

Elke werkgever beschikt over persoonsgegevens van zijn medewerkers. Van personeelsdossier tot loonstrook en andere informatie. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan het bewaren en vernietigen van deze gegevens. Welke? Salure zocht de bewaartermijnen voor de diverse gegevens uit. 

Bewaarplicht persoonsgegevens

De AVG zelf stelt geen concrete eisen met betrekking tot bewaartermijnen. Als hoofdregel geldt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Wel zijn er andere wetten (bijvoorbeeld op het gebied van belastingen) waarin bewaartermijnen zijn opgenomen. Hieronder vind je de meest voorkomende persoonsgegevens gesorteerd op de geldende bewaartermijn.

Bewaartermijn 4 weken tot 1 jaar

  • Sollicitatiegegevens

Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar.

Bewaartermijn 2 jaar

  • Diverse documenten na uit dienst gaan

Voor arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarin, verslagen van beoordelingsgesprekken, afspraken over demotie of promotie, kopieën van getuigschriften en gesloten reïntegratiedossiers geldt een bewaartermijn van 2 jaar. Deze bewaartermijn geldt in beginsel ook voor gegevens over ziekteverzuim, tenzij deze gegevens langer nodig zijn. Bijvoorbeeld in geval van een arbeidsconflict. Als de werkgever eigenrisicodrager is voor de ZW of de WGA, geldt een bewaartermijn van 5 jaar.

Bewaartermijn 7 jaar

  • Fiscale informatie en salarisadministratie

Omwille van fiscale wetgeving, moeten de salarisadministratie, fiscale informatie, salarisafspraken en relevante verklaringen en documenten in beginsel 7 jaar worden bewaard, maar afwijkende bewaartermijnen zijn mogelijk.

Bewaartermijn langer dan 7 jaar

  • Persoonsgegevens met gerechtvaardigd belang

Sommige persoonsgegevens mogen langer dan 7 jaar worden bewaard. Hierbij moet de werkgever dan wel een gerechtvaardigd belang hebben. Deze langere bewaartermijn geldt onder meer voor persoonsgegevens waarvoor de werknemer toestemming heeft gegeven.

Afwijkende bewaartermijnen binnen de loonadministratie

Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. De volgende gegevens moeten ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking worden bewaard:

  • loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen.’ Als oude verklaringen en formulieren zijn vervangen door nieuwe, moeten zowel de oude als de nieuwe worden bewaard;
  • kopieën van het identiteitsbewijs;
  • kopieën van beschikkingen of verklaringen van werknemers.

Voor de overige gegevens zijn afspraken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar mogelijk. De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Alleen een afdruk is dus niet voldoende om aan de bewaarplicht te voldoen.

Loonbeslagen

Loonbeslagen moeten na opheffing ervan worden verwijderd. In de salarissoftware kunnen loonbeslagen niet worden verwijderd, omdat ze deel uitmaken van eerder afgeronde salarisregels. Je zou dus een eerdere (reeds afgesloten) loonronde open moeten breken om het loonbeslag te verwijderen. De correspondentie kun je wel verwijderen.

afas outsite implementeren

Na het aflopen van de bewaartermijn

Is de bewaartermijn van de persoonsgegevens verstreken? Of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moet je deze vernietigen. Waar vroeger de shredder uitkomst bood, zijn er tegenwoordig manieren om ook digitale gegevens na een bepaalde tijd automatisch verwijderen.

Hoe ga je met bewaartermijnen om in AFAS?

Heb je de bewaartermijnen voor jouw organisatie vastgesteld? Dan kun je in AFAS het volgende stappenplan volgen. In het kort bestaat het stappenplan uit 3 delen:

        1. Controleer bestaande vrije velden, persoonsvelden, zelfgemaakte type dossieritems en schoon deze op.
        2. Maak een overzicht van de persoonsgegevens die je verzamelt, waarom je ze verzamelt en hoelang je ze wilt bewaren.
        3. Richt het verwijderen van persoonsgegevens in. Let op dat je hierbij eerst de specifieke gegevens verwijdert en als laatste de persoon zelf. Hier lees je hoe je dit doet.

Bekijk hier het complete stappenplan van AFAS.

Salure staat voor je klaar

Wil je advies over het verwijderen van gegevens als de bewaartermijn is verstreken? Onze experts staan voor je klaar. Ze kunnen je helpen om dit in AFAS te richten op basis van best practices in verschillende branches. Wij lopen het stappenplan en de workflows voor jouw organisatie graag met je door. Neem contact met ons op voor meer informatie. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@beta.salure.nl.

Bel mij terug