Aan de slag met de werkkostenregeling
Ook al heeft u drie jaar lang de keuze om de aanstaande Werkkostenregeling links te laten liggen, wil dat niet zeggen dat u er ook helemaal geen aandacht aan hoeft te besteden! U zult immers een weloverwogen keuze moeten maken of u al dan niet de huidige regels blijft aanhouden. En aangezien u daarvoor uw hele systeem aan vergoedingen onder de loep moet nemen, moet u hierbij wel tijdig mee beginnen. In dit hele keuzeproces zijn er diverse stappen die u moet nemen.
Per 2011 treedt de inmiddels aangenomen wet in werking voor de wijziging van het systeem van kostenvergoedingen in de wet op de loonbelasting. Door de nogal rigoureuze wijzigingen heeft de overheid besloten hierbij een overgangsperiode van maximaal drie jaar in te voeren. Gedurende die drie jaar kunt u per jaar kiezen of u het ‘oude’ systeem zoals dat op 31 12 2010 geldt blijft handhaven, of dat u overgaat naar de nieuwe regeling: de werkkostenregeling. Om die beslissing te kunnen nemen, zult u niet alleen moeten weten hoe die werkkostenregeling precies werkt, maar ook de nodige voorbereidingen moeten treffen om een goede keuze te maken. Na drie jaar vervalt in principe de overgangsregeling.
Papier
Een van de belangrijkste zaken die u ter voorbereiding van uw keuze moet doen, is het inventariseren van de binnen iw onderneming geldende regelingen aan vergoedingen, verstrekkingen, compensaties, voordeeltjes, kortingen, loon in natura et cetera. Pas als u dat allemaal op papier heeft staan, kunt u de eerste stappen gaan nemen voor de voorbereiding van uw keuze. Als u deze inventarisatie heeft gemaakt, moet u alle vergoedingen en voordelen gaan indelen in verschillende categorieën, waarbij u vooralsnog drie hoofdgroepen moet onderscheiden:
– intermediaire kosten;
– gericht vrijgestelde kosten;
– overige kosten en voordelen.
Afgerekend
Intermediaire kosten zijn de kosten die een werknemer in feite voorschiet voor zijn werkgever; de werkgever heeft iets nodig, de werknemer koopt het en krijgt zijn geld terug van de werkgever. Veel gebruikte voordelen zijn de kosten van de auto van de zaak (parkeer-, tol- en veergelden, onderhoudskosten et cetera), maar ook het doosje paperclips dat de werknemer voor kantoor koopt, het etentje met een klant (voor diens deel), externe representatiekosten en relatiegeschenken. Toch geldt hierbij niet alles als intermediair, namelijk niet als het onderwerp is aangewezen als onderdeel van het werkkostenforfait (zie verderop). Denk dan aan het personeelsetentje van de zaak dat door een van de werknemers wordt afgerekend en dat hij terug krijgt van de baas. De kosten zijn in beginsel intermediair, maar het etentje behoort tot de personeelsactiviteiten en valt dus in het werkkostenforfait.
Gras
De gerichte vrijgestelde kosten zijn specifiek benoemd:
– reiskosten, zowel voor woon-werkverkeer als andere zakelijke reiskosten;
– tijdelijke verblijfskosten (bijvoorbeeld: zakelijk verblijf in een hotel/pension, maaltijden tijdens de dienstreizen, koopavonden en overwerk, werknemersdeel bij een etentje met een klant);
– kosten voor congressen, cursussen, seminars, symposia, studiereizen en excursies, allemaal ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, outplacement (met inbegrip van reizen en verblijf);
– kosten van het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk;
– extraterritoriale kosten (de zogenoemde 30%-regeling);
– kosten van zakelijke verhuizingen, kosten voor het overbrengen van de inboedel plus maximaal € 7.750,00.
Een addertje onder het gras is dat als u onder de werkkostenregeling vaste gerichte vrijgestelde vergoedingen wilt betalen aan werknemers, u verplicht bent de hoogte en specificatie daarvan te baseren op een kostenonderzoek.
Munitie
Alle overige kosten, vergoedingen, loon in natura, voordeeltjes, hoe u het ook wilt noemen, vallen in beginsel onder het werkkostenforfait. Hieronder vallen de meeste zaken die nu onder de eindheffing vallen, zoals bovenmatige reiskosten, personeelsactiviteiten, maar ook vakliteratuur thuis, internet en dergelijke thuis, bedrijfsfitness, producten eigen bedrijf et cetera. Er zijn echter enkele vaste uitzonderingen:
– bijtelling privégebruik voor auto van de zaak;
– voordelen met betrekking tot een woning;
– vergoedingen van geldboeten;
– vergoedingen of verstrekkingen ten aanzien van misdrijven waarvoor is veroordeeld of strafbeschikking is afgegeven, wapens en munitie (tenzij hiervoor een vergunning is afgegeven) en gevaarlijke dieren waartegen strafmaatregelen zijn genomen.
Verkeer
Voor deze uitzonderingen zult u altijd bij de werknemer in persoon fiscaal moeten afrekenen. Binnen deze overige kosten, vergoedingen en voordelen is met name ten aanzien van loon in natura dat in beginsel wordt gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer een aantal zaken gewaardeerd op nihil (met name zaken die nu ook reeds zijn vrijgesteld) en op een langere waarde (bijvoorbeeld kantinemaaltijden).
Ten aanzien van alle zaken die binnen het werkkostenforfait vallen, kan de werkgever – meestal in overeenstemming met de werknemers – bepalen of een bepaalde vergoeding of een bepaald voordeel wordt aangewezen voor de werkkostenruimte of bij de werknemer persoonlijk wordt belast (op de loonstaat, waar de werknemer zelf dus de loonheffingen over betaalt). Als ook dat is bepaald, is dus bekend welke zaken uiteindelijk onder het werkkostenforfait vallen. Het werkkostenforfait is een loonheffingenvrije ruimte, die (vooralsnog) gelijk is aan 1,5% van het fiscale loon (kolom 14) van de loonstaten. Als en voor zover deze fiscale ruimte wordt overschreden, bent u een eindheffing van 80% verschuldigd over het meerdere. Er zijn dan geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd.
Simulatie
U zult dus tijdig een beslissing moeten nemen of per 1-1-2011 de nieuwe regelgeving accepteert, dan wel dat u de keuze maakt het systeem van de huidige regelgeving in elk geval nog een jaar te volgen. De keuze zal afhangen van het feit welk systeem voor u het meest voordelig uitpakt en of u er in slaagt tijdig de administratieve maatregelen te treffen. Om een relatief goed inzicht te verkrijgen in een simulatie op de totale lonen en vergoedingen over 2009 (eventueel na herleiding) een goed middel. Het is wel zaak om hiermee niet al te lang te wachten want dit kan uiteraard veel werk betekenen. En mocht u besluiten om de werkkostenregeling te willen toepassen dan is er daarna ook nog veel werk te doen. Hierna volgt een handig stappenplan.
Inspelen
Wat u deze laatste maand van het eerste kwartaal dit jaar kunt doen is een algehele inventarisatie van vergoedingen, verstrekkingen en regelingen op het gebied van
arbeidsvoorwaarden maken. Stel ook de totale loonsom voor 2009 vast en bereken de werkkostenruimte. Probeer uit de administratie van 2009 zo goed als mogelijk de diverse soorten van kosten te splitsen naar de drie genoemde hoofdgroepen (intermediair, gericht vrijgesteld en overig). Bepaal welke kosten reeds bij werknemers werden belast. Daarna kunt u een simulatie voor de werkkostenregeling uitvoeren. Is de oude wetgeving (de huidige) in overgrote mate voordeliger, dan is het slim om invoeringen ten minste een jaar uit te stellen. U heeft dan ook meer tijd om alle zaken te regelen. Let wel op het feit dat met name vaste kostenvergoedingen mogelijk verscherpt worden gecontroleerd (beschikt u over de vereiste schriftelijke onderbouwing naar aard en veronderstelde omvang?). Ook worden bij hantering van de huidige regels de kosten personeelsactiviteiten weer gemaximeerd op € 454 per werknemer, zoals vóór 1-1-2007. Vergeet niet bij eventuele nieuwe arbeidscontracten en toekenningen van vergoedingen alvast in te spelen op de situatie van de werkkostenregeling, die in elk geval gaat komen per 1 01 2014.
Spoedig
Als de simulatie de keuze vóór de werkkostenregeling aangeeft, of u om andere redenen besluit om de werkkostenregeling direct per 1 01 2011 in te voeren, gelden onderstaande stappen als vervolg op het voorgaande, die u in het tweede kwartaal kunt nemen.
– U heeft de simulatie op de cijfers van het jaar 2009 reeds uitgevoerd. Nu moeten de in uw onderneming geldende regelingen opnieuw onder de loep genomen worden. Met name moet u gaan bepalen of fiscale consequenties van regelingen voor rekening van de werknemer persoonlijk moeten komen, dan wel dat u de regeling aanwijst voor het werkkostenforfait. Er moeten beleidskeuzes worden gemaakt. Let ook op de gevolgen voor cafetariaregelingen!
– Als u reeds vaste kostenvergoedingen betaalt, zitten daar zeer waarschijnlijk intermediaire kosten in en kosten die onder het werkkostenforfait vallen. Die kosten zult u moeten afsplitsen en de intermediaire kosten in een aparte vergoeding moeten onderbrengen. De vaste kostenvergoeding onder de werkkostenregeling bestaat uitsluitend uit gericht vrijgestelde vergoedingen. Als de huidige vaste vergoedingen niet zijn vastgesteld op basis van een kostenonderzoek dan moet u zo spoedig mogelijk een kostenonderzoek voorbereiden en laten uitvoeren (tenminste drie maanden bijhouden), net voor of anders na de vakantiemaanden (om een representatieve periode te hebben). Laat daarbij toch ook de intermediaire kosten meelopen, zodat u voor die aparte vaste vergoeding eveneens een acceptabele basis hebt.
– Nagaan wat uw softwareleverancier gaat doen rond het aanpassen van uw boekhoudprogramma, dan wel zelf aanpassingen gaan voorbereiden in uw boekhouding (verschillende grootboekrekeningen, rekeningschema). Alle kosten moeten bij inboeken reeds in de verschillende grootboekrekeningen worden geboekt, anders is het niet goed administratief te controleren. Ook moet u separaat de waarderingen van verstrekkingen bijhouden (kantinemaaltijden bedrijfsfitness et cetera).
Onderzoek
In het derde kwartaal moet dan het overleg met de OR, personeelsvertegenwoordiger of werknemers plaatsvinden over het verstrekken van informatie en het aanpassen van regelingen en arbeidscontracten, indien nodig. Verder moet u een onderzoek naar de vaste kostenvergoedingen laten houden als dat nog niet gedaan is. In het laatste kwartaal van dit jaar moet u zorgen voor een implementatie van wijzigingen in de boekhouding, instructies verstrekken aan de administratie en regelingen en contracten aanpassen. Vergeet ook niet de eventuele externe salarisverwerkingspartij te informeren over de wijzigingen in het rekenschema, de splitsing vaste kostenvergoedingen op salarisstrook et cetera.
Verrassingen
De verwachting is dat vele werkgevers vooralsnog kiezen voor een jaar uitstel, tenzij de nieuwe de nieuwe regeling overduidelijk grote voordelen biedt. Men heeft dan wel langer de tijd om zich zaken eigen te maken en voor te bereiden. Maar maak dan ook van de meertijd gebruik en laat het niet op het laatste moment aankomen! Want in dit geval geldt namelijk dat van uitstel zeker geen afstel zal komen