Snelgroeiend Collins Foods (KFC) over samenwerking met Salure
Met forse groeiambities en een steeds muterend personeelsbestand kunnen vaste HR-systemen je flink hinderen. Ooit voldeden ze prima. Nu vormen ze, letterlijk en figuurlijk, een steeds meer frustrerende drempel voor je groei. Een flexibel HRM-platform neemt die drempel weg. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Wij vroegen het aan HR-manager Soyana Mooren en projectcoördinator Ajsa Dedić, van onze klant Collins Foods Netherlands Ltd.
De naam Collins Foods Limited zal bij weinig Nederlanders een belletje doen rinkelen. Toch kent vrijwel iedereen zijn product. De Australische franchisenemer exploiteert fastfoodrestaurants van onder meer Kentucky Fried Chicken (YUM! Brands). Niet alleen in Australië, Thailand, Japan en Duitsland, maar sinds 2017 ook in Nederland. Nu, medio 2021, beheert Collins Foods Netherlands Ltd 34 van de 77 KFC-vestigingen.
Als implementatie- en beheerpartner van AFAS Software helpt Salure organisaties om de administratiesoftware van AFAS naar wens in te richten en te beheren. Collins besteedt de HR- en salarisadministratie van al zijn werknemers (momenteel zo’n 1500) sinds 2019 uit aan Salure.
Tekst: Dick den Braber, fotografie: Herman Zonderland, locatie: KFC Den Hoorn
Soyana (links) en Ajsa (rechts)
Daniëlle (links) en Ajsa (rechts)
Keuze voor Salure en AFAS
De keuze voor AFAS en Salure hing met meerdere aspecten samen, herinnert Soyana zich. „We vonden het prettig dat we een onderdeel van de payroll bij Salure konden neerleggen, daar een bedrag voor betalen en de overige werkzaamheden bij ons houden. In totaliteit kwamen wij hierdoor qua kosten lager uit dan bij een organisatie die alles deed.” Ajsa: „Wij voeren de mutaties in het systeem in. Daarna controleert en verwerkt Salure – vooral payrollspecialist Daniëlle Fokkens – de wijzigingen, om alles op de loonstroken kloppend te krijgen.”
Tickettool
Naast de payroll werkt Collins intensief samen met de afdeling Functioneel beheer van Salure. Doel van deze afdeling is om klanten optimaal gebruik te helpen maken van de AFAS-software. Bijvoorbeeld door AFAS met nog meer bedrijfssystemen te verbinden, en nog meer processen te automatiseren. Net als andere functioneelbeheer-klanten van Salure verloopt de communicatie tussen Collins en Salure hierbij via de relatief nieuwe tickettool (gelanceerd in april 2020) van Salure. Via deze digitale omgeving kunnen klanten vragen en informatie uitwisselen met de functioneel beheerders.
Ajsa: „Als wij in onze interne softwareomgeving iets willen inbouwen, vragen wij via de tickettool aan jullie afdeling Functioneel beheer om dit voor ons te regelen. Of we vragen ze om een analyse of plan om specifieke processen te vergemakkelijken en efficiënter te maken.”
ID-bewijzen
Als concreet voorbeeld noemt ze het verifiëren van identiteitsbewijzen en eventuele verblijfsdocumenten van nieuwe medewerkers. „We vragen altijd naar het tonen van deze documentatie, maar nu kunnen we dankzij een AFAS-koppeling op een snelle manier de echtheid ervan controleren met de verificatiesoftware van Valicare.
Snel werken
We willen groeien, dus willen wij zoveel mogelijk automatiseren. Het werkt niet als onze HR-afdeling dit soort checks telkens handmatig moet doen. Het werkt nu echt als een trein, én helemaal volgens de AVG. Perfect dat we dit met Salure en Valicare hebben kunnen doen.” Eenzelfde traject resulteerde erin dat ook indienstmeldingen, doorstroommeldingen en contractverlengingen voortaan vlot én gecentraliseerd via de AFAS-software verlopen.
Dergelijke opties, om met hulp van Salure steeds meer processen te automatiseren, maakt de samenwerking voor Collins aantrekkelijk, vindt Ajsa. Met de zekerheid dat alles goed verloopt. „Als Quick service restaurants moeten onze KFC-vestigingen snel en effectief werken om hun klanten te bedienen. Je wilt daarom voorkomen dat een restaurantmanager uren kwijt is aan zijn administratie. Als dit soort dingen zo snel en soepel verloopt, maakt dit het hen én onze centrale HR-afdeling gemakkelijker. Zij kunnen zich vervolgens richten op het restaurant, de collega’s, en hun gasten.”
Ajsa met restaurantmanager Niroshini
Vast contactpersoon
Naast de tijdwinst die de samenwerking met Salure en AFAS voor Collins oplevert, ervaart Ajsa ook het contact als prettig. „Ik heb bijvoorbeeld één vaste contactpersoon, dat is Daniëlle. Als zij op vakantie gaat, geeft ze aan wie wij zolang kunnen benaderen. Ik hoef mij dus nooit af te vragen bij wie van jullie ik moet zijn.”
De tickettool werkt eveneens positief, vindt ze. „Ik weet wanneer en waarvoor ik hem kan gebruiken. Ik krijg dan altijd best snel reactie én een concrete oplossing.” Haar manager Soyana knikt instemmend. „Ik sluit mij hier volledig bij aan. We hebben een flexibel pakket, waarbij we extra diensten kunnen aanvragen. Zodra we daar behoefte aan hebben, krijgen we die in minder dan 24 uur geleverd. Dat vinden we echt heel erg prettig.”
Toekomstvisie
Ajsa: „Op HR-gebied kunnen we het leven altijd gemakkelijker maken voor onze collega’s. Daar heb ik wel ideeën over, haha. Maar nu moeten we ons nu echt nog richten op het verder implementeren van de mogelijkheden van AFAS InSite. Ik ben blij dat een groot gedeelte nu staat, en dat iedereen doorheeft hoe het werkt. In het begin kregen we vanuit de vestigingen nog veel vragen. Bijvoorbeeld vanwege onwennigheid met of fouten in het AFAS-systeem. Dat had te maken met onze overstap van de vorige payrollonderneming naar Salure. Ik ben heel blij met hoe het nu werkt, en dat Salure ons zo goed helpt. Voor de toekomst heb ik nog heel veel ideeën, maar we moeten eerst een aantal innovatieprojecten goed afronden, voor het te veel wordt.”
Ondersteuning
Haar manager Soyana beaamt dit. „Maar dat Salure ons bij elk idee dat wij krijgen kan ondersteunen, vinden we goed om te weten. Ook dat Salure soms heel eerlijk aangeven dat iets niet kan, of op een andere manier. Daarover kunnen we dan met elkaar sparren. Ook wat dat betreft is Salure een heel geschikte partner. Dat vinden we superfijn.”
Groei
Toen Collins Foods Limited via Duitsland ons land binnenkwam, startte de franchisenemer in 2017 met het afnemen van 16 vestigingen van fastfoodketen KFC Corporation. Het aantal groeide tot 2021 naar 29 vestigingen, en sinds 1 juli naar de eerder genoemde 34 locaties.
De groeiambitie stopt hier niet, onthult Soyana. „We willen er zeker nog veel meer. Daarom vinden we het heel belangrijk om onze HR-strategie op orde te hebben. Door de COVID-19-pandemie zijn we helaas juist wat medewerkers kwijtgeraakt, dus mede gezien onze groeiambitie dienen we echt een goede focus op personeelswerving te hebben.”
Daar heeft Collins soepel lopende HR-systemen bij nodig. Soyana: „Voor zowel Ajsa en ikzelf, maar zeker voor onze restaurantmanagers. Die kunnen hierdoor snel hun personeelsbeleid uitvoeren. Dat is voor nu de strategie: projecten uitvoeren die aansluiten bij onze groei.”
Ook slim vooruit met Salure?
Wij geven graag advies over het inrichten en optimaliseren van je HR- en Payroll-processen in AFAS. Laat je gegevens achter. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact op. Samen slim vooruit!
