Profit 21: Top 5 HRM & Payroll updates

Profit 21 is gelanceerd op de AFAS Open en dat betekent: heel veel mooie software-updates! De nieuwste release van AFAS bevat veel nieuwe functionaliteiten op gebied van HRM & Payroll waar we blij van worden. Daarom hebben onze AFAS-experts alvast hun top 5 voor je geselecteerd:

1. Uitbreiden verlofrechten

In Profit 21 zijn de mogelijkheden voor het automatisch toekennen van verlofrechten uitgebreid. Eerder kon je op basis van leeftijd, aantal dienstjaren en type functie extra verlofrechten toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld een medewerker met een zwaar functieprofiel en een bepaalde leeftijd extra verlofdagen geven. In Profit 21 zijn hier een aantal velden aan toegevoegd:

Ook zijn de peilmomenten voor de verlofrechten uitgebreid. Je kunt de verlofrechten op de dag van het peilmoment zelf laten ingaan (in plaats van de 1^e van de maand). Dus bijvoorbeeld op de verjaardag of de dag waarop het aantal jaren voor de AOW-datum bereikt wordt. Zo hoef je minder verlofcorrecties te maken en minder arbeidsvoorwaarden in te richten.

2. Frequente reizen

Heb je medewerkers in dienst die vaak dezelfde reis maken, bijvoorbeeld naar een vaste klant? Dan is er goed nieuws! Het invoeren van een kilometerdeclaratie gaat nu namelijk een stuk sneller.

Je kunt in Profit 21 namelijk een favoriete reis toevoegen. Hierbij worden de adressen automatisch goed ingevuld en wordt de reisafstand berekend:

Let er hierbij op dat je gebruik maakt van de Google Maps-berekening.

De medewerker kan zelf via het declaratieportaal een favoriete reis aanmaken en onderhouden. De adressen van de verschillende locaties kun je op werkgeversniveau instellen in de locatietabel. Zo worden de adressen automatisch ingevuld wanneer de medewerker een reiskostendeclaratie indient.

Daarnaast is er een vrij veld voor reisdatum toegevoegd, naast de instuurdatum die al bestond. Op basis van die reisdatum kun je signaleren of een reis dubbel wordt gedeclareerd. Managers krijgen dus meer grip op de reiskostendeclaraties, en de medewerker bespaart een hoop tijd.

3. In Profit 21 minder tijd kwijt aan tijdelijke en toekomstige mutaties

Krijgt een medewerker een tijdelijke nieuwe functie of roosterwijziging, of gaat die met ouderschapsverlof? Dan bespaart de volgende update de HR-afdeling een hoop tijd. Je hoeft in Profit 21 namelijk nog maar één mutatie in te voeren bij zo’n wijziging, in plaats van twee. Alleen bij ingang van de wijziging hoef je een mutatie in te voeren. Voor de einddatum van de wijziging krijg je vanaf nu een signaal met de vraag of je de tijdelijke wijziging wilt:

afhandelen, dat wil zeggen dat de wijziging automatisch afloopt zoals gepland;
aanpassen, bijvoorbeeld om de wijziging te verlengen;
structureel, als de tijdelijke wijziging een definitieve wijziging moet worden.

Je hoeft dus niet meer een nieuwe mutatie in te voeren aan het einde van de wijziging.

Let op: zet in de context het vinkje “tijdelijk” aan en vul de wijzigingsdatum in, zodat het signaal goed af gaat. Je kunt hier ook een document aan koppelen met digitaal ondertekenen, indien nodig.

Je hebt dus meer controle en minder omkijken naar tijdelijke wijzigingen, dankzij de automatische signalering voor de einddatum. Zeker voort het betaald ouderschapsverlof is dit handig: je kunt snel op het juiste moment opgeven of je het betaald ouderschapsverlof wil stoppen of verlengen. Dat scheelt een hoop tijd!

4. Condities opnieuw bepalen in de workflow

Dit is een fijne Profit 21 update die HRM-beheerders veel tijd bespaart. Het is nu namelijk mogelijk om workflowcondities één keer per dag opnieuw te bepalen: dus niet alleen op het moment dat de workflow in een taak terecht komt. Hiermee voorkom je dat worfklows vastlopen wanneer er niet aan een bepaalde conditie wordt voldaan. Denk aan een afgekeurde declaratie van een medewerker die uit dienst is gegaan. In plaats van dat deze taak bij de ex-medewerker blijft hangen, kun je de workflow door middel van een conditie automatisch doorsturen naar de salarisadministratie. Door deze condities dagelijks te bepalen, lopen workflows beter door en hoef je een stuk minder handwerk te verrichten bij ‘zwevende’ workflows.

Via geplande taken kun je workflows op basis van condities automatisch afhandelen:

5. Wet verbetering poortwachter digitaal ondertekenen

Onze laatste favoriete highlight uit Profit 21 is er eentje die het proces bij langdurig zieke medewerkers nét iets makkelijker maakt.

Is er een medewerker langdurig ziek? Dan moet je als werkgever op meerdere momenten verschillende formulieren invullen voor de Wet verbetering poortwachter. Na het invullen van deze formulieren, worden de vereiste documenten nu automatisch gegenereerd in de workflow. Na het aanpassen van zo’n document kunnen de manager en de medewerker de documenten eenvoudig digitaal ondertekenen dankzij een SMS-code op hun telefoon. Op deze manier zijn de digitaal getekende documenten direct vastgelegd in het verzuimdossier van de medewerker.

Aan de slag met Profit 21

Wil jij met deze nieuwe updates in Profit 21 aan de slag? Neem dan contact op met onze functioneel beheerders via de Tickettool. Onze AFAS-experts staan klaar om ze voor je in te richten!