Werkgevers moeten bij het verwerken van de salarisadministratie voor elke werknemer een loonstaat aanleggen. Op zo’n loonstaat worden persoonlijke gegevens van de (nieuwe) werknemer vermeld die gebruikt worden voor de verrekening van loonbelasting en premies. De juistheid van deze gegevens is daarom erg belangrijk, eveneens voor een correcte jaaropgave.
Het nieuwe voorbeeld dat de Belastingdienst heeft vrijgegeven voor de loonstaat 2016 staat in een pdf-bestand. Werkgevers kunnen dit standaardmodel gebruiken, maar zij mogen ook zelf een variant aanmaken. Echter, het is van groot belang dat de juiste gegevens vermeld worden.
Verplicht
Welke informatie móet op de loonstaat vermeld worden? In elk geval de volgende informatie is verplicht:
- het kalenderjaar;
- gegevens van de werknemer;
- gegevens van de werkgever;
- loonheffingskorting – wel of geen – inclusief ingangsdatum;
- het loontijdvak;
- het nummer inkomstenverhouding;
- het loon in geld;
- het loon anders dan geld;
- fooien en uitkeringen uit fondsen;
- aftrekposten voor alle heffingen;
- het loon voor de werknemersverzekeringen;
- het loon voor de Zorgverzekeringswet (ZVW);
- het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen;
- de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen;
- de ingehouden bijdrage ZVW;
- het aan de werknemer uitbetaalde bedrag;
- de verrekende arbeidskorting;
- de levensloopverlofkorting.
Overigens mag de werkgever alleen loonheffingskorting toepassen, wanneer er door de werknemer uitdrukkelijk toestemming is gegeven.
Jaaropgave 2015
Bij het maken van jaaropgaven, zoals die van 2015, kunnen werkgevers de informatie gebruiken die is opgenomen in de loonstaat. Daarbij moet er verplicht ook het totaalbedrag staan dat in 2015 bij de werknemer aan arbeidskorting is verrekend. De werknemer heeft dit bedrag nodig voor zijn aangifte inkomstenbelasting.