Thuiswerken; niemand ontkomt er aan in tijden waarin het coronavirus hoogtij viert. Naast grote economische gevolgen, brengt het coronavirus ook praktische vragen voor werkgevers en werknemers met zich mee. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen van thuiswerken voor de onbelaste reiskostenvergoeding? Salure zocht het uit.
De standaard onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt maximaal 0,19 cent per kilometer of de kosten van het OV. Dit is een gerichte vrijstelling. Met betrekking tot reiskostenvergoedingen komen twee scenario’s vaak voor: de reiskostenvergoeding achteraf en de maandelijkse vaste kostenvergoeding.
Reiskostenvergoeding achteraf
Het eenvoudigste scenario is de werkgever die de gemaakte reiskosten van zijn werknemers achteraf vergoedt. Aangezien de werknemer in geval van thuiswerken niet meer reist, komen er geen reiskostendeclaraties meer binnen, en stopt de onbelaste vergoeding ervan dus vanzelf. Dit betekent dat werknemers in thuisquarantaine geen reiskostenvergoeding meer ontvangen.
Vaste reiskostenvergoeding
Als de werkgever een vaste reiskostenvergoeding aan de werknemer verstrekt (een vast bedrag per maand), dan loopt deze in principe door zo lang de medewerker naar het werk komt. Als de medewerker langdurig afwezig is, is er normaal gesproken echter een speciale regel van kracht. Volgens deze regel mag de werkgever maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste reiskostenvergoeding uit blijven keren. Deze regel is inmiddels tijdelijk komen te vervallen.
In een aanvullend beleidsbesluit van 14 april 2020 is namelijk bepaald dat werkgevers de vaste reiskostenvergoeding tijdelijk niet hoeven aan te passen, ook al verandert het reispatroon van de werknemer. De werkgever mag, in ieder geval gedurende de coronacrisis, dus uit blijven gaan van het reispatroon waar de vergoeding oorspronkelijk op gebaseerd was.
De werkgever mag de reiskostenvergoeding normaliter ook (tijdelijk) stopzetten wanneer de werknemer thuiswerkt. Dit is ook volkomen logisch, aangezien de werknemer geen woon-werkreizen maakt. Let op: als in de cao of individuele arbeidsovereenkomst afwijkende afspraken over zijn gemaakt over het toch doorbetalen van de reiskostenvergoeding bij thuiswerken, zijn deze leidend. Zo kan het voorkomen dat een werknemer bij ziekte of thuiswerken de reiskosten toch een bepaalde tijd doorbetaald moet krijgen.
Het kan natuurlijk zo zijn dat de werkgever ervoor heeft gekozen om de reiskosten stop te zetten, gedurende de periode dat de werknemer thuiswerkt. Vanaf het moment dat de werknemer weer reiskosten gaat maken, kunnen de reiskosten, in overleg met de werkgever, meteen worden aangezet voor de dagen waarop de werknemer van en naar het werk reist.
Krijg advies van onze experts
Wilt u advies over het stopzetten en hervatten van de reiskostenvergoeding? De experts van Salure staan voor u klaar. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@beta.salure.nl.