Terug naar het overzicht

reiskosten vergoeding werkgever salarisadministratie uitbesteden

Thuiswerken: verandert de reiskostenvergoeding?

Thuiswerken; niemand ontkomt er aan in tijden waarin het coronavirus hoogtij viert. Naast grote economische gevolgen, brengt het coronavirus ook praktische vragen voor werkgevers en werknemers met zich mee. Wat zijn bijvoorbeeld de gevolgen van thuiswerken voor de onbelaste reiskostenvergoeding? Salure zocht het uit.

De standaard onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt €0,19 per kilometer of de kosten van het OV. Dit is een gerichte vrijstelling. Met betrekking tot reiskostenvergoedingen komen twee scenario’s vaak voor: de reiskostenvergoeding achteraf en de maandelijkse vaste kostenvergoeding.

Reiskostenvergoeding achteraf

Het eenvoudigste scenario is de werkgever die de gemaakte reiskosten van zijn werknemers achteraf vergoedt. Aangezien de werknemer niet meer reist, komen er geen reiskostendeclaraties meer binnen, en stopt de onbelaste vergoeding ervan dus vanzelf. Dit betekent dat werknemers in thuisquarantaine geen reiskostenvergoeding meer ontvangen.

Vaste reiskostenvergoeding

Als de werkgever een vaste reiskostenvergoeding aan de werknemer verstrekt (een vast bedrag per maand), dan loopt deze in principe door zo lang de medewerker naar het werk komt. Als de medewerker langdurig afwezig is, is er echter een speciale regel van kracht. Volgens deze regel mag de werkgever maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste reiskostenvergoeding uit blijven keren.

Voor werknemers die nu thuiswerken in verband met het coronavirus betekent dit dat werkgevers alleen nog in maart en april een belastingvrije reiskostenvergoeding aan werknemers mogen verstrekken. In deze periode beschouwt de fiscus de vergoeding als intermediaire kosten (werknemers hebben immers voor de uitbraak van corona al reiskosten gemaakt in maart). Na april worden reiskostenvergoedingen gewoon als voordeel uit dienstbetrekking (loon) beschouwd. Immers: de werknemer hoeft niet naar het werk te reizen en maakt dus geen kosten.

Als de duur van de afwezigheid niet bekend is, maar de werkgever verwacht dat de werknemer langdurig niet naar het werk kan komen, dan mag de werkgever de onbelaste reiskostenvergoeding alleen tijdens de lopende en de daaropvolgende kalendermaand uitbetalen. Bij hervatting van het werk, mag de vaste reiskostenvergoeding pas de maand nà de maand van de werkhervatting worden hervat.

Regels voor vergoeden reiskosten werknemer in isolatie

Wilt u de onbelaste reiskostenvergoeding aan uw werknemers blijven verstrekken? Houd dan rekening met de volgende voorwaarden:

  • U moet het bedrag van de vergoede reiskosten aannemelijk maken;
  • U moet elke vrijstelling toelichten en een schatting van het vrijgestelde bedrag aanleveren;
  • U moet de reiskostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte reiskosten;
  • U moet de reiskostenvergoeding aanwijzen als eindheffingsloon.

 

Benieuwd wat dit voor u inhoudt? Neem contact op met uw leidinggevende of HR-afdeling.

Hulp nodig met de reiskosten in uw salarisadministratie? Neem contact op met Salure: 0182 – 543 643 of info@salure.nl.



Volg ons en deel dit bericht



Volg ons en deel dit bericht

Volg ons en deel dit bericht