Het kopiëren van persoonsgegevens en legitimatiebewijzen, zoals een paspoort of identiteitskaart, moet volgens het CBP strikt noodzakelijk zijn. Wanneer dit niet het geval is, dan is het bij wet verboden om dergelijke gegevens te bewaren.
Uit onderzoek van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) is naar voren gekomen dat bedrijven uit verschillende sectoren nog altijd om een kopie van hun nieuwe medewerkers vragen die geen vast contract hebben. Wellicht is er eerder verwarring ontstaan doordat de Belastingdienst bedrijven adviseerde om wél een print van het identiteitsbewijs te bewaren. Nu zegt de Belastingdienst zijn beleid te wijzigen naar aanleiding van de bevindingen van het CBP.
Noodzakelijkheid
Wanneer is het kopiëren van een ID of een paspoort nu wel toegestaan en wanneer niet? Normaal gesproken bent u als werkgever verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer, een kopie van een identiteitskaart of paspoort in uw (salaris)administratie op te nemen. Voor flexwerkers en uitzendkrachten geldt nu een aangepaste regel. vanaf heden is het bewaren van een kopie van het ID namelijk in strijd is met de wet. Deze regel is ook belangrijk voor bedrijven die personeel inhuren of werk uitbesteden. Wanneer u namelijk personeel inhuurt of werk uitbesteedt, wordt het bewaren van een dergelijke kopie als niet noodzakelijk gezien en is daarmee in strijd met de wet.
Verantwoordelijk
Bent u een werkgever die arbeidskrachten inhuurt? Dan is het goed om te weten dat u wel verantwoordelijk bent voor het controleren van de papieren van de nieuwe uitzendkracht. Wees hier dus alert op, ook als het uitzendbureau zegt dit al gedaan te hebben. Een manier om de identiteit van de uitzendkracht aan te tonen, is als volgt:
- Naam, adres en woonplaats;
- Geboortedatum;
- BSN;
- Nationaliteit;
- Soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
- Specificatie gewerkte uren;
- Eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
- Naam, adres en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.